Im Oktober 2020 bin ich mein Amt als Generalsekretärin des Japanisch-Deutschen Zentrums Berlin angetreten. Schon mein Auswahlgespräch hatte im Sommer per Videokonferenz stattgefunden. Erstes Zusammentreffen mit dem Team? Vollmaskiert. Eine zunächst etwas surreal anmutende Situation. Physische Antrittsbesuche? Bisher nicht möglich. Grußworte? Digital. Auch unseren Gremienvertretern habe ich bislang nur im Zoom-Meeting ein Lächeln ohne Maske schenken können. Es ist ja Pandemie. Eben Ausnahmezustand!

Weil die Gesundheit unserer Mitmenschen und deren Familien an erster Stelle steht, lautet unser Gebot der Stunde: in jeder Hinsicht Kontakte reduzieren. Dem JDZB blieb wie so vielen anderen Organisationen gar nichts Anderes übrig, als sich die Technik zu Nutze zu machen. In diesem Sinne wirkt die Krise für uns wie ein „Digitalisierungs-Booster“. Inzwischen führen wir Veranstaltungen und Kurse statt in Präsenz komplett per Videokonferenz oder in hybrider Form durch. Wir alle sind uns einig, dass digitale Alternativen den persönlichen Austausch nicht ersetzen können. Gleichzeitig sind Japan und Deutschland in meinem Empfinden – durch die Digitalisierung, aber auch durch eine immer größere Offenheit gegenüber den technischen Möglichkeiten – ein ganzes Stück näher zusammengerückt. Ich war überrascht, wie gut sich z. B. Symposien oder Sprachunterricht in den digitalen Raum transferieren lassen, und nicht nur unsere Reichweite, sondern – durch die wegfallende Anreise – auch die Effizienz unserer Angebote erhöhen. Es steht daher außer Frage, dass wir auch in Post-Corona-Zeiten den digitalen Raum konsequent in unsere Angebotsplanung mit einbeziehen werden.

_{Grenzüberschreitende Diskussion hochrangiger Referentinnen (hier Director General HAYASHI Tomoko aus dem Gleichstellungsbüro der japanischen Regierung und Bundesfrauenministerin Franziska GIFFEY mit unserer Leiterin Projektmanagement, Dr. Phoebe HOLDGRÜN, bei einem gut besuchten Symposium) – nur möglich durch das digitale Format}

Auch unsere digitale Team-Arbeit funktioniert aus meiner Sicht erstaunlich gut. Die Krise nutzen wir als Chance, Prozesse konsequent auf den Prüfstand zu stellen und unsere interne Kollaboration noch einmal völlig neu zu denken. Ein sehr klares Erwartungsmanagement und Transparenz bei der Entscheidungsfindung erscheinen wichtiger denn je. Aus dem Home Office heraus pflegen wir internen Austausch z. B. durch morgendliche „Check-ins“, digitale Jour Fixes, und von Zeit zu Zeit auch mal ein abendliches „Nomi-kai“ vor den Bildschirmen (informelles Treffen bei einem Glas Sake oder Wein).

_{Virtuelle Team-Nights via „Wonder“ als Ersatz für physische Treffen}

Wer doch vom Büro aus arbeiten muss, kann sich gleich morgens unter Aufsicht unseres Pförtners testen. Wir stellen unserem Team bei Bedarf auch FFP2-Masken zur Verfügung. Ich selbst vermeide es derzeit weitestgehend, ins JDZB zu kommen, auch wenn ich es kaum erwarten kann, wieder regelmäßig von unserem schönen Büro aus zu arbeiten. Home Office beider in Vollzeit arbeitenden Elternteile in der Kombination mit Home Schooling und Home Kindergardening stellt in der sowieso ungewöhnlichen Pandemiesituation doch zusätzlich eine ganz besondere Herausforderung dar, von der aber derzeit wohl viele Berufstätige ein Lied singen können.

Aber machen wir das Beste draus und bereiten uns auf die Normalität vor…
Testmöglichkeiten und Impfungen lassen ja Licht am Ende des Tunnels erscheinen. Ich freue mich darauf, Sie dann hoffentlich bald einmal wieder persönlich im JDZB oder anderswo begrüßen zu dürfen. Bis dahin: Bleiben Sie bitte gesund. Und: Nutzen wir die Zeit.

_{20 neue Notebooks: Die erste größere Investition meiner Amtszeit in IT, um mobiles Arbeiten überhaupt erst möglich zu machen}

_{Unser Mitarbeiter vom Empfang, Markus Becker, der die Selbst-Testung der Kolleginnen und Kollegen an unserer Point-of-Care-Teststation im Erste-Hilfe-Raum bescheinigt}

Text: Dr. Julia MÜNCH, Generalsekretärin